تشکیل پرونده مالیاتی: نحوه ثبت نام، مهلت و مدارک لازم

در اینجا در زمینه پیش ثبت نام، ثبت نام و تشکیل پرونده مالیاتی و مدارک لازم برای اشخاص حقیقی و حقوقی پرداخته ایم. همچنین نکات مهم در زمینه تکمیل مراحل ثبت نام تا گام ۴، نکات مربوط به آدرس و کد پستی در پرونده مالیاتی، اینتا کد و ثبت اطلاعات در پرونده های انفرادی و مشارکتی را مطرح کرده ایم.

بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم و قانون تجارت، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی می بایست نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام نمایند. اشخاصی که بدون تشکیل پرونده مالیاتی به فعالیت اقتصادی ادامه دهند، علاوه بر عدم امکان انجام تکالیف مالیاتی با مشکلاتی نظیر عدم امکان صدور فاکتور رسمی و عدم امکان استفاده از کارتخوان و درگاه بانکی و احتمال جریمه مالیات تراکنش های بانکی مواجه می‌شوند.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی تا چهار ماه پس از شروع فعالیت است. در غیر این صورت مشمول جریمه معادل ۱۰ درصد مالیات قطعی و نیز موجب محرومیت از کلیه تسهیلات و معافیت‌های مالیاتی تا تاریخ شناسایی توسط اداره امور مالیاتی خواهند بود. البته این حکم در مورد صاحبان مشاغلی که برای آنها از طرف مراجع ذیربط پروانه یا مجوز فعالیت صادر گردیده است، نخواهد بود.

اشخاص حقوقی تنها دو ماه بعد از تاسیس شرکت، برای تشکیل پرونده مالیاتی و ابطال تمبر مالیات بر سرمایه مهلت دارند. برای این کار اشخاص حقوقی ابتدا باید به صورت حضوری به نزدیکترین اداره دارایی به محل کسب و کار مراجعه کنند تا نسبت به ثبت نام و دریافت کد اقتصادی و پرداخت مالیات بر سرمایه اقدام کنند.

برای تشکیل پرونده مالیاتی مدارکی مورد نیاز است که این مدارک برای اشخاص حقیقی و حقوقی متفاوت است. برای تشکیل پرونده مالیات بر عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده اشخاص حقیقی مدارک زیر مورد نیاز است:

• اطلاعات هویتی
• کپی کارت ملی به صورت پشت و رو
• شناسنامه
• کپی از جواز کسب
• کارت بازرگانی در صورت وجود
• سند مالکیت محل فعالیت و یا اجاره نامه آن
• تاییدیه کد پستی و…

برای تشکیل پرونده مالیات بر عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده اشخاص حقوقی مدارک زیر مورد نیاز است:

• اصل و کپی صفحه اول شناسنامه اعضای هیئت مدیره
• اصل و کپی کارت ملی اعضای هیئت مدیره
• اصل و کپی کلیه مدارک شرکت اعم از اساسنامه شرکت، آگهی تاسیس، روزنامه رسمی، شرکت نامه، اظهارنامه ثبت شرکت ها و مهر شرکت
• کپی آخرین آگهی تغییرات روزنامه رسمی
• گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی
• فیش پرداخت نیم در هزار سرمایه اولیه شرکت
• کپی پروانه فعالیت و یا جواز فعالیت
• کپی کارت بازرگانی شخص حقوقی (در صورت وجود)
• کپی سند مالکیت و یا اجاره نامه دفتر محل فعالیت شخص حقوقی (به نام شخص حقوقی)

اشخاص حقوقی برای تشکیل پرونده مالیاتی می بایست به صورت حضوری به سازمان امور مالیاتی مراجعه کنند و با ارايه مدارک مربوطه نسبت به دریافت نام کاربری و کلمه عبور سامانه مالیاتی اقدام کنند. سپس با ورود به سامانه my.tax.gov.ir نسبت به تکمیل ثبت نام اقدام کنند.

فرآیند ثبت نام الکترونیکی در اداره مالیات، شامل دو مرحله ی پیش ثبت نام و ثبت نام می باشد. برای شروع، ابتدا باید وارد سامانه ی پیش ثبت نام شده و اطلاعات خود را تکمیل نمایید. پس از تکمیل و تایید اطلاعات توسط شما و دریافت کد ده رقمی رهگیری، سازمان امور مالیاتی، اطلاعات ثبتی شما را راستی آزمایی می نماید.

برای مودیانی که همه اطلاعات شان از سمت سازمان مالیاتی تایید گردد، جهت انجام مرحله دوم ثبت نام، نام کاربری و کلمه ی عبور صادر گردیده و از طریق پیامکی به شماره همراه تایید شده آنها ارسال می گردد.

در نهایت پس از ورود به سامانه ثبت نام و تکمیل اطلاعات درخواستی و تایید آنها از سمت سازمان مالیاتی پرونده شما به وضعیت نهایی گام چهارم رسیده و می توانید از خدمات الکترونیک مالیاتی استفاده نمایید.

همانطور که مطرح شد اولین مرحله در تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی پیش ثبت نام می باشد. (اشخاص حقوقی می بایست به صورت حضوری به نزدیکترین اداره مالیات مراجعه کنند).

برای شروع پیش ثبت نام مالیاتی لازم است ابتدا به سامانه my.tax.gov.ir وارد شوید. در صفحه نخست سامانه مالیاتی نیز می توانید تمامی پرونده های الکترونیک خود و پرونده هایی که شما بخشی از شرکاء آن هستید و لیست پرونده های ناقص خود را مشاهده کنید.

برای ثبت نام مالیاتی، پس از ورود به سامانه my.tax.gov.ir ، از طریق منوی سمت راست بر روی گزینه «فهرست پرونده های مالیاتی» کلیک کنید، سپس «پرونده های عملکرد و ارزش افزوده» را انتخاب کنید.

همچنین برای میانبر مشاهده پرونده ای مالیاتی خود، می توانید بر روی دکمه «فهرست پرونده های مالیاتی» در صفحه اصلی کلیک کنید.

سپس روی گزینه ایجاد پرونده مالیات بر درآمد جدید کلیک کنید تا وارد مرحله پیش ثبت نام مالیاتی شوید.

در این مرحله می بایست نوع پرونده را انتخاب کنید. اگر شریک دارید و میخواهید پرونده شراکتی ایجاد کنید، گزینه حقیقی مشارکتی را انتخاب کنید و در غیر اینصورت گزینه حقیقی انفرادی را انتخاب کنید. امکان تغییر یک ثبت نام از مشارکت به انفرادی و برعکس وجود ندارد.

سپس شماره پستی محل فعالیت و نام کسب و کار یا فروشگاه خود را وارد کنید و بر روی دکمه ثبت نام جدید کلیک کنید.

در ادامه وارد فرم پیش ثبت نام مالیاتی می شوید. در این فرم لازم است اطلاعات زیر را تکمیل کنید:

• اطلاعات پایه ثبت نام: در این قسمت اطلاعات استعلام شده قابل مشاهده می باشد و مودی می بایست برای انجام ادامه فرآیند ثبت نام الکترونیک اقدام به تکمیل اطلاعات نماید. مودی با کلیک بر روی گزینه ویرایش اطلاعات اولیه می بایست اطلاعات مورد نیاز برای اشخاص حقیقی (اطلاعات واحد کسبی، پروانه کسب، اتحادیه، نوع شغل) و اشخاص حقوقی و تشکل ها (اطلاعات ثبتی، محل ثبت، نوع شرکت، شماره اقتصادی قدیم) را ثبت نماید.
• اطلاعات اعضاء/شرکاء: مودیان می بایست اطلاعات کامل اعضا و شرکاء خود را در این قسمت ثبت نمایند. چنانچه شما هیچ شریکی نداشته باشید ثبت نام شما انفرادی خواهد بود و اگر حداقل یک شریک با درصد بیشتر از صفر داشته باشید ثبت نام شما مشارکت می باشد.
• اطلاعات اینتا کد: می بایست تمامي فعاليت ها خود را با ذکر میزان درصد هر کدام از آنها در سيستم ثبت نماييد. مجموع درصد فعاليت ها بايد برابر با 100 شود. در صورتی که پس از جستجو، عنوان دقیق شغلی خود را در لیست اینتا کد و یا آیسیک مشاهده نمی‌کنید می‌بایست نزدیکترین عنوان به فعالیت خود را با استفاده از ابزار جستجو انتخاب نمایید.
• اطلاعات مشمولیت ارزش افزوده: در این قسمت می بایست وضعيت مشموليت ارزش افزوده خود را تعيين نماييد. در صورتی که مشمول ارزش افزوده باشید با انتخاب وضعیت مشمولیت به صورت خودکار در سامانه ارزش افزوده ثبت نام می شوید.
• حساب های تجاری مرتبط با پرونده: مي بايست حداقل يک شماره شبا (حساب تجاري) مرتبط با اين پرونده الکترونيک را ثبت نمایيد، توجه داشته باشيد شماره شباهای اعلام شده به عنوان حساب هاي تجاری در اين پرونده امکان ثبت در هيچ پرونده الکترونيک ديگري را نخواهند داشت.

پس از تکمیل اطلاعات و تایید تلفن همراه و همچنین ثبت شرکاء کلید تایید نهایی را بزنید تا وارد مرحله راستی آزمایی سازمان شوید. در این مرحله یک کد رهگیری در اختیار شما قرار خواهد گرفت که در بسیاری از سامانه های مالیاتی به آن نیاز خواهید داشت. لذا آن را در محل قابل دسترسی یادداشت نمایید. پس از دریافت کد رهگیری برای ورود به سامانه پیش ثبت نام در صورت نیاز باید از شماره ملی و کد رهگیری استفاده نمایید. تا قبل از دریافت کد رهگیری امکان حذف این ثبت نام از طریق سامانه وجود دارد.

پس از انجام پیش ثبت نام و تایید توسط سازمان امور مالیاتی کد رهگیری برای شما پیامک می شود. در نهایت پس از ورود به سامانه ثبت نام و تکمیل اطلاعات درخواستی و تایید آنها از سمت سازمان مالیاتی، پرونده مالیاتی شما به گام چهارم رسیده و می توانید از خدمات الکترونیک مالیاتی استفاده نمایید.

کد اقتصادی کسب و کارهای جدید به سه صورت است:

1. کد اقتصادی اشخاص حقوقی، همان شناسه ملی آنهاست.
2. کد اقتصادی پرونده های انفرادی همان کد ملی شخص با ۴ رقم در آخر آن است. به عنوان مثال برای کد ملی 001111111 عدد 0001 در انتهای آن اضافه می شود و کد اقتصادی 0011111110004 می شود. عدد 0001 یا 0002 در انتهای کد اقتصادی اشخاص حقیقی نشان دهنده تعداد پرونده مالیاتی شخص حقیقی است.
3. کد اقتصادی پرونده های مشارکتی مالیات یک شناسه اختصاصی است که با عدد ۶ شروع می شود و ۱۰ رقم است.

در این مرحله پرونده مالیاتی شما در گام ۴ قرار دارد و ثبت نام شما تکمیل شده است. در صورتی که نسبت به ویرایش اطلاعات پرونده خود اقدام کنید پرونده مالیاتی شما به گام ۳ برمیگردد و بعد از تایید اطلاعات توسط سازمان امور مالیاتی مجددا در گام ۴ قرار می گیرد.

اعلام آدرس دقیق در پرونده مالیاتی دارای اهمیت زیادی است، به صورتی که واحدهای مالیاتی در صورت شک و تردید در آدرس ارائه شده، می‌توانند بازدیدی از محل انجام دهند. همچنین لازم است کد پستی اعلامی از سمت مودی با کد پستی استعلام شده از اداره پست مطابق باشد. در صورت مغایرت بین آدرس پستی و کد پستی منجر به بروز مشکلاتی در تشکیل پرونده مالیاتی می‌شود. همچنین ممکن است در زمان استعلام کد پستی در صورتی که کد پستی مربوط به ملک مسکونی باشد، مورد تایید سازمان امور مالیاتی نباشد و نتوانید در ملک مسکونی تشکیل پرونده مالیاتی بدهید.

برای یک کدپستی امکان تشکیل چند پرونده مالیاتی با یک کدملی وجود ندارد، ولی همون فرد میتونه در همون محل، پرونده مشارکتی تشکیل بده یا یک نفر دیگه تا با کدملی شخص دیگه تو همون محل پرونده مالیاتی داشته باشه.

همچنین در صورتی که در یک محل چند فعالیت اقتصادی دارید، می توانید یک ثبت نام برای کلیه فعالیت‌های شغلی محل مذکور انجام دهید. در اینصورت می بایست برای هر فعالیت شغلی یک اینتا کد با درصد مشخص ثبت کنید، به طوری مجموع درصد فعالیت ها ۱۰۰ شود.

در مورد تغییر کد پستی مشاغل و اشخاص حقیقی نیز با توجه به اینکه می بایست برای هر واحد شغلی یا برای هر محل، جداگانه در نظام مالیاتی ثبت­ نام کرد، تغییر کد پستی و آدرس در پرونده الکترونیک برای ثبت نام های مکان محور امکان پذیر نیست. بنابراین لازم است مودی یک ثبت نام جدید با اطلاعات نشانی صحیح انجام دهد. در خصوص اشخاص حقوقی امکان تغییر آدرس پستی وجود دارد.

مودیانی که بر اساس آیین نامه اجرایی موضوع تبصره (3) ماده 169 قانون مالیات های مستقیم فعالیت آنها مکان محور نمی باشد در صورت تغییر آدرس می بایست به اداره امور مالیاتی مربوطه جهت ویرایش آدرس ثبت نام الکترونیک مراجعه نمایند و نیاز به ثبت نام جدید برای این گروه از مودیان نمی باشد. فهرست عناوین شغلی که فعالیت آنها مجوز محور است، با توجه به اهمیت و فراوانی شاغلین به شرح ذیل می باشد:

• پزشکان (تمامی صاحبان حرف و مشاغل پزشکی، پیرا پزشکی، داروسازی و دامپزشکی که مجوز آنها توسط وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، سازمان نظام پزشکی ایران و یا سازمان نظام پزشکی و سازمان دامپزشکی ایران صادر شده است.)
• وکلای دادگستری
• مهندسان ناظر
• کارشناسان رسمی دادگستری
• بازرگانان (دارندگان کارت بازرگانی)
• حسابداران رسمی

عدم تشکیل پرونده مالیاتی می‌تواند منجر به جرایم سنگینی شود. از جمله این جرایم می‌توان به جریمه‌هایی برای عدم ارسال و پرداخت مالیات عملکرد و اظهارنامه ارزش افزوده اشاره کرد. همچنین در صورتی که پرونده مالیاتی نداشته باشید امکان استفاده از کارتخوان و درگاه بانکی برای شما وجود ندارد.