آموزش ثبت حسابداری تنخواه گردان | نمونه سند حسابداری

در حسابداری، تنخواه گردان یک حساب دارایی با ماهیت بدهکار است. همچنین، اسناد حسابداری مربوط به هزینه های پرداخت شده به وسیله تنخواه، شارژ مجدد آن، تسویه و بستن حساب تنخواه، باید به‌صورت دقیق ثبت شوند. در این مقاله از سایت بیدبرگ، به آموزش نحوه ثبت حسابداری تنخواه به همراه نمونه اسناد حسابداری تنخواه، پرداخته ایم.

حساب تنخواه گردان در گروه دارایی‌ های جاری طبقه‌ بندی می‌ شود. در نتیجه مانند سایر حساب های گروه دارایی، دارای ماهیت بدهکار است. همچنین، حساب تنخواه گردان یک حساب ترازنامه ای محسوب می شود. در نتیجه:

• افزایش تنخواه در زمان ایجاد و شارژ تنخواه، باعث بدهکار شدن حساب تنخواه گردان می‌ شود.
• کاهش موجودی تنخواه در زمان پرداخت هزینه ها از محل تنخواه و تسویه تنخواه، باعث بستانکار شدن حساب تنخواه گردان می‌ شود.

در ادامه به اسناد حسابداری تنخواه گردان در شرکت فرضی الف می پردازیم. زمانی که شرکت الف مبلغی را برای انجام هزینه‌ های جاری به حساب بانکی تنخواه شرکت واریز می کند، حساب تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک و یا صندوق بستانکار می شود. در اینجا، شرکت مبلغ ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال را به حساب بانکی تنخواه شرکت واریز می کند. همچنین، فرض کنید شخص تنخواه دار، آقای محسنی است. در نتیجه، ثبت حسابداری آن به قرار زیر خواهد بود:

در این مرحله هنوز هیچ هزینه‌ای شناسایی نشده است. زیرا مبلغ پرداختی صرفا از بانک شرکت خارج شده و در اختیار تنخواه‌دار قرار گرفته است.

نکته: در برخی شرکت های کوچک، بر اساس دستورالعمل تنخواه گردان، مبلغ تنخواه به حساب بانکی شخصی تنخواه دار واریز می شود. اما از دیدگاه رسیدگی مالیاتی، کنترل های داخلی و حسابرسی، این کار دارای ریسک بیشتری نسبت به واریز به حساب بانکی تنخواه شرکت می باشد. بنابراین، توصیه می شود که مبلغ تنخواه به حساب بانکی شخصی تنخواه دار واریز نشود.

در شرکت ها معمولا رویه به این صورت است که ابتدا هزینه های خرد و جزئی شرکت توسط تنخواه دار از محل تنخواه گردان به صورت فوری پرداخت می شوند. در این حین، تنخواه گردان فاکتور های تمامی هزینه های تنخواه را نزد خود نگهداری می کند. در این زمان هیچ سند حسابداری صادر نمی شود تا مزیت پرداخت فوری از محل تنخواه گردان حفظ شود. سپس معمولا در زمان تسویه و یا شارژ مجدد تنخواه گردان، حسابدار، ثبت حسابداری تجمیعی شناسایی هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه را بر اساس فاکتور های ارائه شده توسط تنخواه دار، صادر می کند. برای مثال فرض کنید تنخواه دار آقای محسنی فاکتور های خرید زیر را به حسابدار شرکت ارائه کرده است:

مبلغ تجمیعی ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت خرید لوازم مصرفی اداری.

مبلغ تجمیعی ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت هزینه تاکسی های اینترنتی برای جابجایی کارکنان.

مبلغ تجمیعی ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت بابت پیک موتوری.

مبلغ تجمیعی ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت هزینه چای، قند، قهوه و بیسکویت برای پذیرایی کارکنان.

اکنون، ثبت حسابداری تجمیعی شناسایی هزینه های فوق از محل تنخواه گردان به قرار زیر است:

تفسیر سند حسابداری بالا: معمولا به منظور تسریع فرآیند حسابداری، برای ثبت هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه از ثبت حسابداری تجمیعی استفاده می شود. در سند حسابداری فوق، هزینه ها بدهکار شده و حساب تنخواه گردان بستانکار شده است. از آنجا که ماهیت حساب تنخواه گردان، بدهکار است، در نتیجه با بستانکار شدن، مانده حساب تنخواه گردان کاهش می یابد.

فرض کنید در شرکت الف از روش ثابت برای مدیریت تنخواه گردان استفاده می شود. بنابراین، پس از ثبت سند حسابداری شناسایی هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه گردان، تنخواه گردان دقیقا به اندازه مبلغ هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه گردان، شارژ می شود. به عبارتی دیگر، این مبلغ به حساب بانکی تنخواه شرکت که مسئول آن آقای محسنی اسـت، واریز می شود. در این صورت، مانده حساب تنخواه گردان به مانده پیش از هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه گردان بر می گردد. در نتیجه، در سند حسابداری قبل، تنخواه دار مبلغ ۱۶۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال از محل تنخواه گردان هزینه کرده است. بنابراین، مبلغ ۱۶۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال از حساب بانک ملت شرکت، به حساب بانکی شخصی تنخواه دار آقای محسنی واریز می شود. در این صورت، حساب تنخواه گردان بدهکار شده و حساب وجوه نقد و بانک بستانکار می شود. در نتیجه ثبت حسابداری شارژ مجدد تنخواه گردان به قرار زیر خواهد بود:

نکته: در شرکت هایی که از روش متغیر برای مدیریت تنخواه استفاده می کنند، مبلغ شارژ مجدد تنخواه الزاما به اندازه، هزینه های انجام شده از محل تنخواه نیست. در واقع، در این حالت سقف ثابتی برای تنخواه در نظر گرفته نمی شود و مبلغ شارژ تنخواه بر اساس شرایط مالی شرکت متغیر خواهد بود.

تسویه تنخواه گردان به معنی بازگرداندن مانده حساب تنخواه گردان

تسویه تنخواه گردان در دو حالت انجام می شود:

1. کارمند تنخواه دار دیگر مسئولیت نگهداری تنخواه را بر عهده نداشته باشد.
2. شرکت در پایان سال مالی قصد بستن حساب تنخواه گردان را داشته باشد.

ثبت حسابداری تسویه تنخواه گردان در هنگام پایان مسئولیت تنخواه دار

در این حالت شخص تنخواه دار به دلیل قطع همکاری و یا جابجایی سمت شغلی دیگر مسئول نگهداری از تنخواه نخواهد بود. در این زمان، تنخواه دار موظف است که کار های زیر را انجام دهد:

1. تحویل تمامی فاکتورها و اسناد مربوط به پرداخت های انجام شده از محل تنخواه گردان به واحد حسابداری شرکت.
2. تحویل مانده وجه نقد حساب تنخواه گردان به شرکت
3. رفع مغایرت در صورت وجود

در نتیجه، فرض کنید، در شرکت الف، تنخواه دار آقای محسنی استعفا داده است و مانده حساب تنخواه گردان در هنگام قطع همکاری آقای محسنی، ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. در این حالت در زمان قطع همکاری، تنخواه دار آقای محسنی موظف است که مانده حساب تنخواه را به شرکت تحویل دهد. در نتیجه، هنگامیکه تنخواه دار آقای محسنی مبلغ مانده حساب تنخواه گردان را تحویل شرکت می دهد، حسابدار ثبت حسابداری زیر را صادر می کند:

در بسیاری از شرکت ها رویه داخلی به این صورت است که در پایان دوره مالی، مانده پایان دوره حساب تنخواه گردان صفر می شود. در این حالت، تنخواه دار مانده حساب تنخواه گردان را به شرکت تحویل می دهد. در واقع با این کار، حساب تنخواه گردان تسویه می شود.
فرض کنید، اکنون پایان دوره مالی فرا رسیده است و شرکت الف مطابق آیین نامه داخلی خود باید حساب تنخواه گردان نزد آقای محسنی را تسویه کرده و حساب تنخواه را ببندد. همچنین، مانده پایان دوره حساب تنخواه گردان پس از ثبت سایر هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه گردان، ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. در نتیجه ثبت بستن حساب تنخواه گردان به صورت زیر خواهد بود:

نکته:

تسویه و صفر کردن مانده پایان دوره در پایان سال مالی حساب تنخواه گردان، یک الزام حسابداری و حسابرسی نیست. اما این روش، در شرکت ها رایج است و جزء رویه داخلی خیلی از شرکت ها محسوب می شود. اما اگر تسویه تنخواه گردان جزء رویه های داخلی شرکت نیست، مانده پایان دوره حساب تنخواه به سال مالی بعدی انتقال می یابد.