همه چیز درباره تنخواه و تنخواه گردان

تنخواه بخشی از وجوه شرکت است که برای پرداخت هزینه های خرد، فوری و ضروری در اختیار شخص یا واحد مشخصی قرار می گیرد تا بدون نیاز به طی مراحل طولانی پرداخت، امور پرداخت های جزئی و فوری سازمان انجام شود.

معمولا مبلغی به حساب بانکی تنخواه شرکت واریز می شود تا بدون نیاز به انجام فرایند های اداری و حسابداری زمان‌بر، پرداخت به وسیله شخص تنخواه دار و یا سایر کارمندان، به سرعت انجام شود. در نتیجه، در بسیاری از شرکت ها هزینه های جزئی مانند ملزومات اداری، ایاب و ذهاب، پذیرایی و غیره به جای پرداخت از حساب های بانکی اصلی شرکت، از محل تنخواه گردان پرداخت می شوند. همچنین، تنخواه دار موظف است که فاکتور های هزینه های پرداخت شده به وسیله حساب تنخواه را نزد خود نگه دارد تا در زمان شارژ مجدد و یا تسویه تنخواه آن ها را به واحد حسابداری شرکت ارائه دهد.

مهم ترین کاربرد های تنخواه شرکت عبارتند از:

• خرید ملزومات اداری جزيی (مثل: کاغذ، خودکار، تونر و...)
• پرداخت کرایه و هزینه های حمل و نقل (اسنپ، پیک، پست و...)
• خرید اقلام مصرفی
• هزینه های جزئی تعمیرات
• هزینه های ضروری و فوری شرکت که انجام فرآیند خرید رسمی برای آن ها زمان بر است.

مثال: فرض کنید چاپگر واحد منابع انسانی به طور ناگهانی فاقد تونر شود. خرید فوری تونر از محل تنخواه انجام می شود تا فعالیت شرکت متوقف نشود. سپس فاکتور خرید به واحد مالی تحویل و مبلغ هزینه شده ثبت می شود.

اهداف تنخواه در مدیریت مالی

• افزایش سرعت پرداخت ها: شرکت برای هزینه های کوچک منتظر تشریفات طولانی تایید و انجام پرداخت نمی ماند.
• کاهش حجم عملیات حسابداری: پرداخت های خرد تجمیع و سپس تسویه می شوند.
• کنترل و مستند سازی هزینه ها: هر پرداخت باید با سند معتبر همراه باشد.

تنخواه گردان یک حساب دارایی با ماهیت بدهکار در حسابداری است. در واقع تنخواه گردان بخشی از وجوه نقد شرکت است که برای پرداخت هزینه های روزمره و ضروری شرکت ایجاد می شود. همچنین، برای آشنایی بیشتر در زمینه نحوه صدور اسناد حسابداری تنخواه گردان می توانید به صفحه آموزش سند حسابداری تنخواه گردان بیدبرگ، مراجعه نمایید.

تنخواه دار شخصی است که مسئول دریافت، نگهداری، پرداخت و تسویه وجوه تنخواه است و باید در برابر اسناد و هزینه ها پاسخگو باشد.

وظایف اصلی تنخواه دار

• دریافت مبلغ تنخواه از واحد مالی
• نگهداری امن وجوه نقد یا تنخواه کارت
• انجام پرداخت های مجاز طبق دستورالعمل تنخواه گردان
• دریافت فاکتور، رسید و اسناد ثبت و تایید شده
• ثبت هزینه ها در فرم یا نرم افزار تنخواه داری یا نرم افزار حسابداری
• ارائه گزارش دوره ای
• تسویه و ترمیم تنخواه
• همکاری با حسابرسان و واحد مالی
• حفظ امنیت وجوه و جلوگیری از سو استفاده

مسئولیت تنخواه دار در قبال وجوه شرکت

وجوه تنخواه بخشی از دارایی شرکت محسوب می شود و تنخواه دار موظف است آن را صرفاً در چارچوب اختیارات تعیین شده مصرف کند. وی موظف است هزینه ها را در چارچوب اختیارات مصرف کرده و در صورت بروز کسری غیر موجه، مسئول جبران خسارت خواهد بود.

حدود مسئولیت ها، نحوه مصرف وجوه، فرآیند تسویه و سایر الزامات معمولاً در آیین نامه های مالی و دستورالعمل تنخواه گردان هر سازمان تعیین می شوند.

شرایط انتخاب تنخواه دار

فرد انتخاب شده باید از نظر اخلاقی و اداری دارای سابقه مناسب باشد و با فرآیند های مالی و مستند سازی آشنایی داشته باشد.

محدودیت های قانونی و اداری تنخواه دار

تنخواه دار مجاز نیست:

• خارج از سقف مصوب هزینه کند.
• وجوه را به اشخاص ثالث قرض دهد.
• از تنخواه برای مصارف شخصی استفاده کند.
• اسناد غیر واقعی ارائه دهد.
• پرداخت فاقد مستندات انجام دهد.

به طور کلی دو نوع تنخواه وجود دارد: تنخواه ثابت و تنخواه متغیر.

1. تنخواه ثابت:

در روش تنخواه گردان ثابت، مبلغ مشخصی به عنوان سقف تنخواه تعیین می شود و پس از مصرف بخشی از آن، فقط مبلغ هزینه شده مجدداً تامین می شود تا موجودی به سقف اولیه بازگردد. برای مثال فرض کنید مبلغ تنخواه 10 میلیون تومان تعیین شده است. اگر 7 میلیون تومان هزینه شود، در پایان دوره دقیقا 7 میلیون تومان به تنخواه دار پرداخت می شود تا موجودی مجدداً به 10 میلیون تومان برسد.

از مزایای روش ثابت می توان به کنترل بهتر هزینه ها، سهولت حسابرسی، ثبت های حسابداری منظم تر و کاهش احتمال سوء استفاده مالی اشاره کرد.

2. تنخواه متغیر:

در روش متغیر، موجودی تنخواه بسته به نیاز شرکت افزایش یا کاهش پیدا می کند و الزاماً یک سقف ثابت وجود ندارد. کاربرد تنخواه متغیر در فعالیت های فصلی، پروژه های متغیر و شرکت هایی با نوسان زیاد در هزینه های جاری می باشد.

فرآیند تنخواه گردانی معمولاً با درخواست شخص یا واحد متقاضی آغاز می شود. پس از تایید مدیریت یا واحد مالی، مبلغ مشخصی به عنوان تنخواه در اختیار فرد مسئول قرار می گیرد.

تنخواه کارت یا کارت تنخواه، کارت بانکی اختصاصی شرکت است که به نام شرکت یا مدیرعامل شرکت صادر می شود یا برای تنخواه دار تعریف می شود و مبلغ تنخواه به آن واریز می شود.

استفاده از تنخواه کارت نیز تابع همان اصول امانی و پاسخگویی است. دارنده کارت باید صرفاً برای هزینه های مجاز شرکت از آن استفاده کند و کلیه اسناد مربوط را نگهداری و ارائه دهد. استفاده شخصی از کارت می تواند تخلف اداری و در مواردی منشاء مسئولیت حقوقی باشد.

آیین نامه و دستورالعمل تنخواه داری یکی از مهم ترین اسناد مالی هر شرکت محسوب می شود. این آیین نامه یا دستورالعمل باید متناسب با ساختار سازمان تدوین شده و به صورت رسمی به کارکنان ابلاغ گردد.

در یک نظام صحیح تنخواه داری، اصل پاسخگویی، مستند سازی، محدودیت اختیارات و نظارت مستمر باید رعایت شود. همچنین سقف مجاز هزینه ها، نحوه تایید پرداخت ها و دوره های تسویه باید به طور شفاف مشخص باشد.

هر چه ضوابط تنخواه داری دقیق تر تدوین شود، احتمال بروز اختلاف میان واحد مالی، مدیران و کارکنان کاهش یافته و فرآیند های سازمانی با شفافیت بیشتری اجرا خواهند شد.

اجرای صحیح تنخواه گردانی بدون استفاده از فرم های استاندارد امکان پذیر نیست. این فرم ها باید دارای شماره، تاریخ، شرح عملیات و محل تایید مسئولان مربوطه باشند تا امکان رهگیری و کنترل پرداخت ها فراهم شود. استفاده از فرم های استاندارد علاوه بر افزایش نظم اداری، فرآیند حسابرسی و رسیدگی های مالی را نیز تسهیل می کند.

نمونه فرم های استاندارد تنخواه گردانی، شامل نامه معرفی تنخواه گردان، نامه درخواست تنخواه از مدیریت و فرم هزینه های تنخواه گردان، در صفحه دستورالعمل تنخواه گردان بیدبرگ در دسترس است.

تسویه تنخواه بهتر است به صورت منظم و در بازه های زمانی مشخص انجام شود تا اسناد هزینه ها به موقع ثبت و کنترل شوند. ترمیم تنخواه به معنای بازگرداندن موجودی تنخواه به سقف اولیه پس از تایید هزینه های انجام شده است. پس از بررسی و تایید اسناد، مبلغ هزینه شده مجدداً به تنخواه پرداخت می شود تا موجودی آن به سقف تعیین شده بازگردد. همچنین توصیه می شود مانده تنخواه در پایان سال مالی تسویه شود. باقی ماندن مانده بدهکار در حساب تنخواه معمولاً مشکلی ایجاد نمیکند، اما مانده بستانکار نشان دهنده مغایرت در ثبت ها یا تسویه هاست و باید پیش از پایان دوره مالی بررسی و اصلاح شود.