دستورالعمل تنخواه گردان + نمونه فرم

دستور العمل تنخواه گردان در شرکت ها و کارگاه ها باعث شفافیت، مشخص شدن شرح وظایف و فرآیندهای مالی در حوزه تنخواه می شود.این دستورالعمل مشخص می کند چه شخصی مجاز به دریافت تنخواه است، سقف اختیارات او چقدر است، هزینه ها چگونه باید ثبت و مستند سازی شوند، فرآیند تسویه به چه صورت انجام می شود و واحد مالی بر چه اساسی عملکرد تنخواه دار را کنترل می کند. در این صفحه از سایت بیدبرگ، علاوه بر تشریح موارد فوق یک نمونه دستورالعمل تنخواه گردان نیز آورده شده است.

با وجود کاربرد گسترده تنخواه، بخش قابل توجهی از اختلافات مالی، تخلفات اداری، مغایرت های حسابداری، مشکلات مالیاتی پرسنل تنخواه دار و حتی دعاوی کارگری و کارفرمایی حوزه تنخواه ناشی از نبود دستورالعمل شفاف در خصوص نحوه تخصیص، مصرف، تسویه و نظارت بر تنخواه است. از منظر حقوق کار، حسابداری و کنترل های داخلی، وجود یک دستورالعمل جامع تنخواه گردان، علاوه بر حفظ دارایی های سازمان، موجب تعیین مسئولیت اشخاص، جلوگیری از سوءاستفاده و تسهیل فرآیند های نظارتی می شود.

دستورالعمل تنخواه گردان مجموعه ای از قواعد، فرآیند ها و ضوابطی است که نحوه درخواست، دریافت، مصرف، ثبت، نگهداری اسناد و تسویه مبالغ تنخواه را در یک شرکت یا کارگاه را مشخص می کند.

این دستورالعمل می تواند در زونکن دستورالعمل های شرکت قرار گیرد و در اختیار کلیه پرسنل نیز قرار گیرد.

شفافیت درون سازمانی

مهم ترین هدف دستورالعمل تنخواه گردان، ایجاد شفافیت برای مشخص شدن نقش ها و فرآیندهای اشخاص در مواجهه با موضوع تنخواه است

افزایش شفافیت مالی

وجود فرآیند های مشخص موجب می شود تمام هزینه ها قابل ردیابی باشند.

تعیین مسئولیت اشخاص

مشخص می شود مسئول تنخواه گردان کیست، چه اختیاراتی دارد و در قبال کسری یا تخلفات احتمالی چه مسئولیتی خواهد داشت.

ارتباط دستورالعمل تنخواه با قوانین ایران

هر چند قانون کار جمهوری اسلامی ایران مقررات مستقلی درباره تنخواه گردان ارائه نکرده است، اما در روابط کار، مسئولیت های ناشی از امانت داری، حفظ اموال کارفرما، جبران خسارات ناشی از تقصیر کارگر و رعایت آیین نامه های داخلی کارگاه می تواند بر موضوع تنخواه اثر گذار باشد.

نبود آیین نامه یا دستورالعمل مکتوب تنخواه، عدم تعیین سقف هزینه ها و ضعف در نظارت از عواملی هستند که می توانند زمینه بروز تخلفات و اختلافات سازمانی را فراهم کنند.

به همین دلیل توصیه می شود هر سازمان متناسب با ساختار خود، دستورالعمل تنخواه گردان مستقلی تدوین کند و مسئولیت ها، فرآیند ها و ضوابط اجرایی را به صورت شفاف مشخص نماید. تجربه نشان داده است که وجود یک دستورالعمل دقیق و قابل اجرا، مهم ترین عامل در حفظ انضباط مالی، کاهش ریسک های سازمانی و افزایش شفافیت در مدیریت هزینه ها است.

اجرای صحیح تنخواه گردانی بدون استفاده از فرم های استاندارد امکان پذیر نیست. فرم درخواست تنخواه، فرم دریافت وجه، گزارش هزینه کرد و فرم تسویه تنخواه از مهمترین مدارکی هستند که باید در فرایند تنخواه مورد استفاده قرار گیرند.

این فرم ها باید دارای شماره، تاریخ، شرح عملیات و محل امضا مسئولان مربوطه باشند تا امکان رهگیری و کنترل پرداخت ها فراهم شود. استفاده از فرم های استاندارد علاوه بر افزایش نظم اداری، فرآیند حسابرسی و رسیدگی های مالی را نیز تسهیل می کند. در زیر چند نمونه فرم مورد نیاز تنخواه گردانی آورده شده است.

موضوع: معرفی حساب تنخواه گردان

درخواست تنخواه (از واحد مالی)

دستورالعمل تنخواه گردان