مرخصی منفی زمانی ایجاد می شود که پرسنل بیش از میزان مرخصی استحقاقی کسب شده خود از مرخصی استفاده کند. در این حالت، مانده مرخصی وی منفی می شود که به آن مرخصی منفی گفته می شود. در این مقاله بیدبرگ با تعریف مرخصی منفی، نحوه محاسبه مرخصی منفی، نحوه کسر مرخصی منفی از حقوق و سایر موارد مرتبط با مرخصی منفی، آشنا خواهید شد.
فهرست
مرخصی منفی چیست؟
طبق ماده ۶۴ قانون کار، کارگران و کارمندان تماموقت در هر سال کاری، از ۳۰ روز مرخصی استحقاقی با احتساب ۴ جمعه بهره مند هستند. بنابراین، هر کارگر و کارمندی در ماه دارای ۲.۵ روز مرخصی استحقاقی است. اما اگر کارمندی بیش از مانده مرخصی استحقاقی محقق شده خود، مرخصی دریافت کند، تعداد روزهای مانده مرخصی وی منفی خواهد شد. مبلغ معادل مرخصی منفی، به عنوان کسر کار یا بدهی مرخصی کارکنان به کارفرما در نرم افزار حضور غیاب یا نرمافزار حقوق و دستمزد شرکت، ثبت می شود.
همچنین یکی از راه ها، برای جبران مانده مرخصی منفی این است که کارمند با طی کردن کارکرد جدید و عدم استفاده از مرخصی استحقاقی در آینده، مانده مرخصی منفی خود را از حالت منفی درآورد. همچنین مرخصی منفی تحت عنوان پیش خور کردن مرخصی نیز شناخته می شود. شایان ذکر است که مرخصی منفی یک حساب حسابداری نیست و ثبت حسابداری جداگانه ای نیز ندارد. در نتیجه هرگاه از مرخصی منفی صحبت می شود، منظور یک مبلغ نیست. بلکه منظور این است که مانده تعداد روزهای مرخصی منفی شده است. مرخصی منفی تنها در نرم افزارهای حقوق و دستمزد تحت عنوان مانده مرخصی با عدد منفی در کاردکس مرخصی یا سوابق مرخصی پرسنل مشاهده می شود.
مرخصی منفی در قانون کار
در قانون کار ایران، اصطلاح «مرخصی منفی» به صورت مستقیم تعریف و پیش بینی نشده است. در نتیجه مرخصی منفی دارای مبنای قانونی نیست. قانون کار تنها میزان مرخصی استحقاقی کارکنان، نحوه استفاده از مرخصی استحقاقی و امکان ذخیره و انتقال ۹ روز از مرخصی استحقاقی به سال بعد را مشخص کرده است. اما با این وجود، مرخصی منفی در بسیاری از شرکت ها به عنوان یک رویه اجرایی داخلی پذیرفته شده است. همچنین از آنجا که مرخصی منفی در قانون کار پیش بینی نشده است، در نتیجه مبنای مرخصی منفی، توافق بین کارگر و کارفرما است.
فرمول محاسبه مرخصی منفی
همانطور که پیشتر ذکر شد، مرخصی منفی در قانون کار پیش بینی نشده است. در نتیجه نحوه محاسبه مرخصی منفی به هر روشی، فاقد مبنای قانونی خواهد بود. اما به هر حال، در بسیاری از شرکت ها، مرخصی منفی در رویه های داخلی، لحاظ می شود. در نتیجه فرمول محاسبه مرخصی منفی که معمولا در شرکت ها استفاده می شود این است که تعداد روزهای مرخصی استحقاقی محقق شده یک کارمند را از تعداد روزهای مرخصی استحقاقی استفاده شده آن کارمند، کم می کنیم و اگر عدد مانده آن منفی باشد، آن عدد، به عنوان مانده مرخصی منفی در نظر گرفته می شود. همچنین در فرمول زیر فرض بر این است که مبلغ مرخصی استحقاقی استفاده شده، بزرگتر از مبلغ مرخصی استحقاقی محقق شده است:
مرخصی استحقاقی استفاده شده - مرخصی استحقاقی محقق شده = مانده مرخصی منفی
در فرمول مانده مرخصی بالا، هر سه مولفه بر اساس تعداد روز مرخصی محاسبه می شوند. بنابراین، نتیجه مولفه مانده مرخصی منفی نیز بر اساس تعداد روز است.
نحوه کسر مرخصی منفی از حقوق
اگر در یک شرکت، کارمندی دارای مرخصی منفی باشد با توجه به رویه های داخلی آن شرکت یکی از روش های زیر برای اصلاح مانده مرخصی منفی استفاده می شود:
- کسر از مرخصی استحقاقی آتی: در این روش، کارمند به کارفرما بدهکار محسوب می شود و این مانده مرخصی از مرخصیهای استحقاقی که در ماه های بعد کسب می کند، جبران می شود. در این حالت مانده تعداد روزهای مرخصی منفی به صورت تدریجی اصلاح شده و در انتها صفر می شود. البته توجه داشته باشید که هدف مرخصی استحقاقی این است که کارگر در دوره هایی استراحت کند و کسر از مرخصی استحقاقی آتی نباید به گونه ای باشد که مانع استراحت کارگر شود.
- کسر کار: در این حالت کارفرما با توافق با کارمند خود، مرخصی منفی را از حقوق ماهیانه کارمند خود کسر می کند. در واقع در این روش، معادل روزهای مرخصی مازاد بر مرخصی استحقاقی ماهانه کارمند، به عنوان کسر کار همان ماه محاسبه و از حقوق ماهیانه وی، کسر می شود. در این حالت به محض اعمال کسر از حقوق در سیستم حقوق و دستمزد، مانده تعداد روزهای مانده مرخصی استحقاقی در سیستم حقوق و دستمزد اصلاح شده و صفر خواهد شد.
- ثبت به عنوان مرخصی بدون حقوق: در برخی شرکت ها با توافق بین کارمند و کارفرما، تعداد روزهای مرخصی منفی به عنوان مرخصی بدون حقوق، در نظر گرفته می شود. در این حالت، حقوق و مزایای مربوط به آن مرخصی منفی (مرخصی بیش از ۲.۵ روز در ماه) پرداخت نمی شود و کارکرد پرسنل کمتر از یک ماه در لیست بیمه نیز رد می شود. در این حالت از آنجا که مرخصی های مازاد بر مرخصی استحقاقی مجاز (۲.۵ روز در ماه)، به عنوان مرخصی بدون حقوق لحاظ می شوند، در نتیجه مانده مرخصی استحقاقی منفی نیز بوجود نخواهد آمد. البته در این حالت ممکن است بازرس تامین اجتماعی در بازرسی بیمه، کارکرد پرسنل را ماه کامل (۳۰ یا ۳۱ روز) در نظر بگیرید و نسبت به اعلام بدهی تامین اجتماعی به کارفرما اقدام کند.
همچنین شایان ذکر است که مرخصی منفی برعکس مانده مرخصی، نباید به سال بعد منتقل شود. اگر کارمندی در انتهای سال دارای مانده مرخصی منفی باشد، باید معادل مرخصی منفی آن کارمند، از حقوق وی کسر گردد تا مرخصی منفی کارمند به سال بعد منتقل نشود.
سند حسابداری مرخصی منفی
مرخصی منفی در دو حالت: «کسر از مرخصی استحقاقی آتی» و «ثبت به عنوان مرخصی بدون حقوق»، هیچ گونه ثبت حسابداری ندارد و تنها در سیستم حقوق و دستمزد بر اساس تعداد روز (نه بر اساس مبلغ) مدیریت می شود. اما مرخصی منفی در حالت «کسر کار»، به طور مستقیم بر روی مبلغ «حقوق و دستمزد پرداختنی» تاثیر می گذارد. برای مثال اگر کارمندی دارای ۲ روز مرخصی منفی باشد. در نتیجه در انتهای یک ماه ۳۰ روزه، به جای دریافت دستمزد ۳۰ روز کارکرد، دستمزد ۲۸ روز خود را دریافت می کند. یعنی معادل دستمزد ۲ روز کارکرد، از حقوق ماهیانه آن کارمند کسر می شود.
آیا مرخصی منفی مشمول بیمه و مالیات است؟
برای اینکه بفهمیم که آیا مرخصی منفی جزو موارد مشمول بیمه و مالیات است یا خیر، ابتدا باید به مفهوم مرخصی منفی توجه کنیم. مرخصی منفی، تعداد روزهای مازاد بر مرخصی استحقاقی کسب شده است و به تنهایی مشمول بیمه و مالیات نیست. همانطور که پیشتر توضیح داده شد، شرکت ها معمولا از سه راه برای اعمال مرخصی منفی استفاده می کنند:
- کسر از مرخصی استحقاقی آتی،
- کسر کار،
- و ثبت به عنوان مرخصی بدون حقوق،
که هر سه مورد تاثیری بر حقوق ناخالص ندارد و بنابراین مرخصی منفی مشمول بیمه و مالیات نیست. ( کسر کار نیز به عنوان کسورات حقوق و دستمزد تاثیری بر حقوق ناخالص ندارد)
سوالات متداول در زمینه مرخصی منفی
انتقال مرخصی منفی پرسنل به سال بعد در قانون پیش بینی نشده است و به هیچ وجه توصیه نمی شود، چراکه پرسنل نیاز به استراحت در بازه زمانی آتی دارند. در نتیجه اگر مرخصی منفی پرسنلی تا پایان سال از طریق کسر از مرخصی استحقاقی همان سال وی جبران نشده است، باید مرخصی منفی آن پرسنل را از طریق کسر کار، از حقوق وی جبران نمود. در این صورت مانده مرخصی پرسنل به جای منفی، صفر خواهد شد.
اصطلاح «مرخصی منفی» در قانون کار به صراحت ذکر نشده است. اما مرخصی منفی لزوما غیر قانونی نیز نیست. در عمل، بسیاری از کارفرمایان با موافقت کارگر اجازه می دهند که پرسنل آنها بیش از مانده مرخصی استحقاقی خود از مرخصی استفاده کنند. در این حالت، مرخصی منفی در سیستم حقوق و دستمزد ثبت میشود و معمولا با مرخصی های استحقاقی ماه های بعد تسویه خواهد شد. بنابراین، مشروعیت مرخصی منفی به توافق طرفین کارگر و کارفرما، بستگی دارد.
سوالات دیگر در مورد مرخصی منفی
چنانچه در رابطه با مرخصی منفی یا قوانین آن سوال دیگری دارید، میتوانید با دریافت مشاوره تلفنی از متخصصین بیدبرگ اقدام کنید. متخصصین بیدبرگ با سال ها تجربه، مورد شما را با حوصله کامل به صورت دقیق بررسی می کنند و مواردی که در مورد مرخصی منفی ممکن است برای شما مشکل ایجاد کند را به شما گوشزد می کنند و راهکارهای تخصصی ارائه می کنند.
دیدگاه خود را ثبت کنید