اصلاح لیست بیمه: بعد از ارسال، تایید و پرداخت + نمونه نامه

روش های اصلاح لیست بیمه قبل و بعد از مهلت ارسال متفاوت می باشد. همچنین قبل از تایید نهایی امکان اصلاح لیست بیمه به صورت آنلاین وجود دارد. اما بعد از تایید تهایی و پرداخت حق بیمه، اصلاح لیست فقط با مراجعه حضوری به شعبه تامین اجتماعی میسر می باشد. در اینجا به بررسی نکات مهم در زمینه حذف و اصلاح لیست بیمه برای مواردی نظیر اصلاح تاریخ ترک کار یا از قلم افتادن نام فرد در لیست بیمه پرداخته ایم.

مهلت ارسال لیست بیمه هر ماه تا پایان ماه بعد می باشد. مهلت اصلاح لیست بیمه، همانند مهلت ارسال لیست بیمه هر ماه، تا پایان ماه بعد می باشد. به عنوان مثال برای لیست بیمه بهمن، حداکثر تا پایان ماه اسفند مهلت اصلاح لیست بیمه وجود دارد.

بعد از ارسال لیست بیمه، امکان اصلاح لیست بیمه وجود دارد. البته اگر لیست بیمه تایید نهایی شده باشد،‌ حتی در مهلت اصلاح نیز، امکان اصلاح به صورت آنلاین وجود ندارد و می بایست برای اصلاح لیست بیمه به صورت حضوری به شعبه تامین اجتماعی مراجعه کرد.

بعد از مهلت مقرر ارسال لیست بیمه، امکان اصلاح لیست بیمه بدون جریمه وجود ندارد. هرچند تا مدتی بعد از این مهلت نیز تحت شرایطی با مراجعه به واحد درآمد تامین اجتماعی، امکان موافقت با اصلاح لیست بیمه وجود دارد، اما لیست بیمه قبلی ملاک محاسبات تامین اجتماعی قرار می گیرد و بر اساس آن در صورتی که حق بیمه کمتری پرداخت شده باشد، جرایم در بیلان به کارفرما ابلاغ می شود تا نسبت به پرداخت قبض جریمه بیمه تامین اجتماعی اقدام کند.

اگر اشتباهاتی در لیست بیمه روی داده باشد، بعد از تایید نهایی لیست بیمه دیگر امکان اصلاح لیست بیمه به صورت آنلاین وجود ندارد. در این حالت می توان اشکالات را اصلاح کرد و لیست جدید را از طریق خروجی نرم افزار لیست دیسک در سی دی ذخیره و به همراه درخواست کتبی به واحد درآمد شعبه تامین اجتماعی تحویل داد. در صورت تایید کارشناس واحد درآمد، لیست بیمه جدید به عنوان لیست متمم ثبت می شود. در واقع لیست بیمه متمم، همان لیست بیمه اصلاحی می باشد.

اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی به دو صورت امکان پذیر می باشد:

• آنلاین و از طریق سامانه eservices.tamin.ir تامین اجتماعی
• مراجعه حضوری به سازمان تامین اجتماعی

این که اصلاح لیست بیمه با کدام روش امکان پذیر است، به این بستگی دارد که لیست بیمه تایید نهایی شده باشد یا خیر. اگر تایید نهایی شده باشد، امکان اصلاح به صورت آنلاین وجود ندارد. اصلاح لیست بیمه به روش حضوری هم محدودیت هایی دارد که به مهلت ارسال لیست بیمه بستگی دارد. در ادامه روش های ارسال لیست بیمه قبل و بعد از مهلت ارسال را بررسی کرده ایم.

درصورتی که لیست بیمه ارسال شده، تایید نهایی شده باشد لازم است برای اصلاح لیست بیمه به شعبه تامین اجتماعی مراجعه شود. فرآیند اصلاح لیست بیمه در مراجعه به شعبه به این صورت می باشد:

1. آماده کردن لیست بیمه اصلاحی از طریق نرم افزار لیست دیسک
2. تنظیم نامه درخواست اصلاح لیست بیمه
3. مراجعه به واحد درآمد شعبه تامین اجتماعی
4. تکمیل فرم خلاصه وضعیت صورت دستمزد کارکنان

اولین مرحله قبل از مراجعه به شعبه، آماده کردن لیست بیمه اصلاحی از طریق نرم افزار لیست دیسک و گرفتن فایل های خروجی برای ماه مربوطه می باشد. برای راهنمایی در این زمینه می توانید به صفحه آموزش لیست دیسک بیدبرگ مراجعه کنید. همچنین می توانید به کارگزاری های تامین اجتماعی مراجعه نموده و از آنها بخواهید که لیست بیمه اصلاحی را آماده کرده و فایل های خروجی را بر روی سی دی به شما بدهند.

همانطور که مطرح شد در زمان مراجعه به شعبه لازم است فرم خلاصه وضعیت صورت دستمزد کارکنان را تکمیل کنید. در این فرم اطلاعاتی از شما خواسته می شود که باید تکمیل شود. برای اینکه در زمان مراجعه به شعبه برای تکمیل فرم دچار سردرگمی نشوید، در اینجا یک نمونه نامه آماده کرده ایم که اطلاعات فرم اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی در آن قید شده است:

برای دانلود فرم خلاصه وضعیت صورت دستمزد کارکنان بر روی دکمه زیر کلیک کنید:

تا قبل از مهلت ارسال لیست بیمه، اگر لیست بیمه ارسالی عدم تایید نهایی باشد امکان اصلاح لیست بیمه به صورت آنلاین وجود دارد. اما در صورتی که لیست بیمه تایید نهایی و قبض صادر شده باشد، فقط با مراجعه حضوری به شعبه تامین اجتماعی امکان اصلاح لیست بیمه وجود دارد.

بعد از مهلت ارسال لیست بیمه تحت هیچ شرایطی امکان اصلاح لیست بیمه به صورت آنلاین وجود ندارد و لزوما می بایست به شعبه تامین اجتماعی مراجعه کرد. هرچند بعد از مهلت مقرر فقط تا مدت محدودی امکان اصلاح لیست با مراجعه حضوری وجود دارد. برای این منظور لازم است با مدارک یا دلایلی موجه علت اشتباه در لیست بیمه را برای مسئول درآمد توجیه کنید. مسئول مربوطه با بررسی دلایل و مدارک ممکن است با درخواست شما برای اصلاح لیست بیمه موافقت یا مخالفت کند.

لیست بیمه به دلایل مختلف ممکن است در وضعیت عدم تایید قرار بگیرد. در حالت عدم تایید نهایی، می بایست پس از اصلاح خطاهای لیست بیمه تامین اجتماعی مجددا نسبت به ثبت یا بارگذاری لیست بیمه اقدام کنید. در صورتی که به صورت آنلاین لیست بیمه را ثبت نموده‌اید، با ایجاد لیست جدید و تکمیل آن مجددا آن را ثبت نمایید. در صورتی که لیست بیمه را از طریق نرم افزار لیست دیسک تهیه نموده‌اید، پس از اعمال اصلاحات نسبت به بارگذاری مجدد آن اقدام نمایید.

همانطور که مطرح شد، در صورت اشتباه در ثبت اطلاعات لیست بیمه، بعد از ارسال لیست بیمه و پردازش لیست توسط سیستم و تایید نهایی توسط کارفرما، امکان اصلاح اشتباه فقط به صورت حضوری در شعبه تامین اجتماعی وجود دارد و امکان اصلاح بر روی سامانه تامین اجتماعی وجود ندارد. برای اصلاح اشتباهات به وجود آمده لازم است پیش از اتمام موعد قانونی به واحد درآمد شعبه تامین اجتماعی مربوطه مراجعه کرد. مطابق ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی مهلت قانونی اصلاح لیست بیمه هر ماه تا آخرین روز ماه بعد می باشد.

در هنگام مراجعه به واحد درآمد سازمان تامین اجتماعی می بایست یک حلقه سی دی از لیست اصلاح شده و نامه اصلاح لیست بیمه را همراه داشت. همچنین لازم است فرم اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی را تکمیل نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر به قسمت فرآیند اصلاح لیست بیمه در مراجعه به شعبه همین صفحه از سایت بیدبرگ مراجعه کنید.

پس از تایید نهایی لیست بیمه، قبض پرداخت حق بیمه صادر می شود. در صورتی که پس از پرداخت حق بیمه ناگهان مشخص شود که اشتباهاتی در تنظیم لیست بیمه بوده است نیز امکان اصلاح لیست بیمه وجود دارد. ولی این امکان فقط با مراجعه حضوری به شعبه تامین اجتماعی امکانپذیر است و امکان اصلح لیست بیمه بعد از پرداخت از طریق سامانه تامین اجتماعی وجود ندارد.

در این حالت، برای اصلاح لیست بیمه بعد از پرداخت، ابتدا لیست بیمه را از طریق نرم افزار لیست دیسک تنظیم کنید و بعد از تنظیم نمونه نامه اصلاح لیست بیمه به صورت حضوری به شعبه مراجعه کنید.

بعد از مراجعه به واحد درآمد شعبه، لیست جدید جایگزین شده و مبلغ پرداخت شده شما در نظر گرفته می شود و در صورتی که نیاز به پرداخت بیشتر حق بیمه بود، فیش جدید صادر شده تا آن را پرداخت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر به قسمت فرآیند اصلاح لیست بیمه در مراجعه به شعبه همین صفحه از سایت بیدبرگ مراجعه کنید.

اگر تاریخ ترک کار در لیست بیمه اشتباه ثبت شود، اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه در دو حالت می تواند اتفاق بیفتد:

• اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه، قبل از اتمام موعد قانونی ارسال لیست بیمه
• اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه بعد از موعد قانونی ارسال لیست بیمه

مهلت قانونی ارسال لیست بیمه برای هر ماه، تا پایان ماه بعد می باشد.

اصلاح تاریخ ترک کار تا قبل از اتمام موعد قانونی ارسال لیست بیمه

برای حالت اول، اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه تا قبل از اتمام موعد قانونی ارسال لیست بیمه، در صورتی که لیست بیمه هنوز تایید نهایی نشده باشد، با ارسال لیست بیمه جدید از طریق سامانه امکان پذیر است. در لیست بیمه جدید، تاریخ ترک کار را به درستی ثبت نموده و لیست را مجددا ارسال نمایید. در این حالت، وضعیت لیست بیمه قبلی به عدم تاييد نهايي از سوی کارفرما تغییر می کند که نیازی به حذف ردیف فوق نمی باشد و مشکلی هم ایجاد نمی شود.

در صورتی که لیست بیمه تایید شده باشد،‌ برای اصلاح، لازم است لیست بیمه جدید را با نرم افزار لیست دیسک بر روی سی دی ذخیره کنید و با در دست داشتن نامه اصلاح لیست بیمه، به صورت حضوری به واحد درآمد سازمان تامین اجتماعی مراجعه کنید. مسئول مربوطه لیست جدید را که تاریخ ترک کار در آن اصلاح شده است، ثبت و فیش جدید صادر می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر به قسمت فرآیند اصلاح لیست بیمه در مراجعه به شعبه همین صفحه از سایت بیدبرگ مراجعه کنید.

اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه بعد از تایید نهایی

بعد از موعد مقرر برای اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه، لازم است با در دست داشتن سی دی لیست بیمه اصلاح شده و نامه درخواست اصلاح لیست بیمه به واحد درآمد شعبه تامین اجتماعی مراجعه کنید. در اصلاح لیست بیمه بعد از مهلت مقرر، مسئول واحد درآمد شعبه نسبت به بررسی دلایل و مدارک شما برای درخواست اصلاح لیست بیمه اقدام می کند. این بررسی برای جلوگیری از سوء استفاده از مزایای تامین اجتماعی (بیمه بیکاری، از کار افتادگی، حادثه ناشی از کار و...) توسط کارگر یا کارفرما می باشد. به عنوان مثال اگر بخواهید تاریخ ترک کار را تغییر دهید و به چند روز جلوتر تغییر دهید، شاید یکی از دلایل این باشد که کارگر دچار حادثه شده باشد و کارفرما بخواهد هزینه های درمانی حادثه ناشی از کار را به گردن تامین اجتماعی بیاندازد، در حالی که ترک کار وی را قبل از حادثه در لیست بیمه ثبت کرده بوده است. در کل، برای تغییر تاریخ ترک کار در لیست بیمه، مسئول درآمد شعبه ادعای شما را بررسی می کند و نسبت به قبول یا رد آن اقدام می کند.

اگر تاریخ ترک کار را بخواهید عقب تر ببرید: به عنوان مثال تاریخ ترک کار را آخر ماه زده بودید، و می خواهید اول ماه باشد.در این حالت، از آنجا که سابقه بیمه پردازی کمتر می شود و مبلغ حق بیمه نیز کمتر می شود، ممکن است با درخواست شما موافقت نشود. برای این منظور مدارک و مستندات مانند: فرم تسویه حساب، گزارش حضور و غیاب پرسنل و... را به کارشناس درآمد ارايه دهید. در صورتی که با درخواست شما موافقت نشد، می توانید درخواست بازرسی بیمه تامین اجتماعی نیز ثبت کنید. اگر فرد در کارگاه دیگری بیمه شده باشد، یا گزارش بازرس بیمه دال بر عدم حضور فرد در آن مدت باشد دلیل محکمی برای موافقت با درخواست اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه می باشد.

اگر تاریخ ترک کار را بخواهید جلوتر ببرید، در این حالت مسئول واحد درآمد احتمال سوء استفاده از حمایت های تامین اجتماعی مانند ازکارافتادگی، بیمه بیکاری، مرخصی زایمان، مرخصی استعلاجی و ... را در نظر می گیرد. بنابراین برای اصلاح تاریخ ترک کار سخت گیری بیشتری دارد. برای این منظور لازم است مدارکی دال بر حضور فرد در کارگاه در مدت مذکور ارائه کنید. گزارش بازرسی بیمه تامین اجتماعی، یکی از مهمترین مدارک برای این موضوع می باشد. مستندات حضور و غیاب، قرارداد کار، رسید واریز حقوق و فرم تسویه حساب کارگر از جمله مدارکی است که در این زمینه کمک می کند. اگر فرد در کارگاه دیگری بیمه شده باشد، یا گزارش بازرس بیمه دال بر عدم حضور فرد در آن مدت باشد دلیل محکمی برای تایید اصلاح تاریخ ترک کار می باشد.

اگر تاریخ ترک کار را نزده باشید و بخواهید تاریخ ترک کار را ثبت کنید: در این حالت، از آنجا که سابقه بیمه پردازی کمتر می شود و مبلغ حق بیمه نیز کمتر می شود، ممکن است با درخواست شما موافقت نشود. برای این منظور مدارک و مستندات مانند: فرم تسویه حساب، گزارش حضور و غیاب پرسنل و... را به کارشناس درآمد ارايه دهید. در صورتی که با درخواست شما موافقت نشد، می توانید درخواست بازرسی بیمه تامین اجتماعی نیز ثبت کنید. اگر فرد در کارگاه دیگری بیمه شده باشد، یا گزارش بازرس بیمه دال بر عدم حضور فرد در آن مدت باشد دلیل محکمی برای موافقت با درخواست اصلاح تاریخ ترک کار در لیست بیمه می باشد.

توجه داشته باشید اگر ترک کار را ثبت نکرده باشید،‌ تا زمانی که ترک کار کارگر ثبت نشود مشمول پرداخت حق بیمه وی می شوید. اگر در لیست های ارسالی ماه بعد، نام وی را اعلام نکنید در حسابرسی تامین اجتماعی مشمول جریمه بیمه نکردن کارگر می شوید که می بایست برای اعتراض به بدهی بیمه تامین اجتماعی در هیات تشخیص مطالبات تامین اجتماعی اقدام کنید.

در صورتی که بعد از ارسال لیست بیمه متوجه شدید نام یک نفر یا بیشتر از یک نفر در لیست بیمه ثبت نشده، برای اصلاح لیست بیمه می بایست به صورت حضوری به شعبه تامین اجتماعی مراجعه کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر به قسمت فرآیند اصلاح لیست بیمه در مراجعه به شعبه همین صفحه از سایت بیدبرگ مراجعه کنید.

با توجه به اینکه مراجعه شما به شعبه قبل یا بعد از پایان مهلت ارسال لیست بیمه می باشد، به صورت زیر عمل کنید.

اضافه کردن یک نفر قبل از پایان مهلت ارسال لیست بیمه
در این حالت می توانید با در دست داشتن سی دی لیست بیمه اصلاح شده، درخواست کتبی برای اصلاح لیست بیمه تامین اجتماعی و اسناد و مدارک مربوط به حضور آن فرد در کارگاه به واحد درآمد شعبه مراجعه و نسبت به اصلاح لیست بیمه اقدام کنید.

اضافه کردن یک نفر بعد از پایان مهلت ارسال لیست بیمه

اگر بعد از پایان مهلت پرداخت حق بیمه متوجه شوید که بیمه شده ای را از قلم انداخته اید، برای کارگاه هایی که بازرسی دارند و بازرس حضور بیمه شده را ثبت کرده باشد، مشکلی از لحاظ سابقه ایجاد نمی شود و در محاسبات بیلان منظور خواهد شد. اما برای کارگاه هایی که ماهیت بازرسی ندارند، از طریق ادعای سابقه و تشخیص کمیته سوابق شعبه جهت ایجاد سابقه اقدام می شود و کارفرما مشمول جریمه عدم ارسال لیست بیمه می گردد.

در حالت کلی بعد از پایان مهلت مقرر 3 راه برای اضافه کردن افراد جا مانده در لیست بیمه وجود دارد:

1. در صورتی که برای آن فرد ترک کار ثبت نشده باشد، و بازرس بیمه حضور فرد در کارگاه را ثبت کرده باشد، می توان با ارائه مدارک حضور فرد در کارگاه و پرداخت حق بیمه معوقه کارگر و جرائم متعلقه، سوابق بیمه‌ فرد را ترمیم نمود.
2. می توانید همراه با ارائه لیست بیمه اصلاحی به تامین اجتماعی، درخواست بازرسی بیمه تامین اجتماعی بدهید. سپس هنگام مراجعه بازرس بیمه، شرایط را برای او توضیح دهید. در صورتی که بازرس بیمه کارکرد فرد را تایید کند، تامین اجتماعی میزان حق بیمه معوق فرد و جرائم متعلقه برای کارفرما را محاسبه و مطالبه نموده و سوابق بیمه‌ای فرد را ترمیم می کند.
3. فردی که در لیست بیمه جا مانده می تواند با در دست داشتن اسناد و مدارک اشتغال از قبیل قرارداد کار و رسید واریز حقوق در زمان مذکور برای ادعای سابقه بیمه به تامین اجتماعی مراجعه نماید.

در صورتی که لیست «عدم تایید شده» باشد، نیازی به حذف لیست بیمه عدم تایید نهایی شده نیست. شما می توانید تا قبل از اتمام مهلت ارسال، لیست بیمه جدید را برای آن ماه ارسال کنید. اما در صورتی که لیست بیمه تایید نهایی شده باشد، امکان حذف و اصلاح آن در سامانه وجود ندارد. بنابراین لازم است برای حذف لیست بیمه و جایگزین کردن آن با لیست متمم، به شعبه تامین اجتماعی مراجعه کنید.

بعد از پایان مهلت ارسال لیست بیمه امکان حذف لیست بیمه ماه قبل وجود ندارد. واحد درآمد شعبه بیمه می تواند تا آخرین روز مهلت پرداخت بیمه، نسبت به حذف لیست بیمه و جایگزین کردن آن با لیست بیمه متمم اقدام کند. سپس، حق بیمه بر اساس لیست ارسال شده جدید محاسبه می شود و در صورتی که نیاز به پرداخت حق بیمه بیشتر باشد، جرایم محاسبه شده و در بیلان به کارفرما ابلاغ خواهد شد تا نسبت به صدور قبض پرداخت حق بیمه و پرداخت آن اقدام شود.