مالیات و بیمه مشاغل و شرکت های تازه تاسیس

آشنایی با قوانین مالیاتی، ثبت‌نام و تشکیل پرونده مالیاتی، دریافت کد کارگاهی و تشکیل پرونده بیمه برای بیمه کردن پرسنل و ارسال لیست بیمه برای مشاغل و شرکت های تازه تاسیس اهمیت ویژه ای دارد. در اینجا راهنمای کامل و نکات کلیدی مرتبط با مالیات و بیمه برای کسب و کار های نوپا را آورده ایم.

راه‌ اندازی یک شرکت یا کسب‌ و کار جدید، فرآیندی است که تنها با دریافت مجوز یا ثبت شرکت پایان نمی‌پذیرد. مشاغل نوپا پس از تاسیس، با مجموعه‌ای از تعهدات قانونی و اداری روبرو هستند که رعایت آن‌ها برای فعالیت مستمر و قانونی ضروری است. از جمله مهم‌ترین این تعهدات می‌توان به تکالیف مالیاتی و بیمه کردن پرسنل در سازمان تامین اجتماعی اشاره کرد. عدم آشنایی با این الزامات قانونی می‌تواند موجب تحمیل جرایم سنگین، بدهی‌های بلندمدت و حتی تعطیلی کسب‌ و کار در مراحل اولیه شود.

برای انجام تکالیف مالیاتی از قبیل اظهارنامه مالیات عملکرد،‌ مالیات ارزش افزوده، ارسال لیست مالیات حقوق پرسنل و ... لازم است ابتدا در سازمان امور مالیاتی تشکیل پرونده بدهید. برای این منظور لازم ابتدا از طریق سامانه my.tax.gov.ir ثبت نام کنید و مراحل تشکیل پرونده را دنبال کنید تا کد رهگیری و کلمه عبور دریافت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه به صفحه تشکیل پرونده مالیاتی بیدبرگ مراجعه کنید. بعد از تشکیل پرونده و دریافت کد رهگیری لازم است تا در موعد مقرر نسبت به انجام تکالیف مالیاتی خود اقدام کنید که در زیر توضیح داده شده است:

بعد از تشکیل پروند مالیاتی کارفرما می بایست نسبت به انجام تکالیف زیر اقدام کند:

• ارسال لیست مالیات حقوق پرسنل برای هر ماه: مالیات حقوق مربوط به درآمد پرسنل می باشد و از حقوق آنها کسر می شود. اما این تکلیف کارفرما است که در زمان پرداخت حقوق مالیات متعلقه را کسر کند و نسبت به ارسال لیست مالیات حقوق به سازمان امور مالیاتی و پرداخت مالیات حقوق پرسنل اقدام کند.
• ارسال صورتحساب فروش به سامانه مودیان: پس از تشکیل پرونده مالیاتی و دریافت کد رهگیری مالیاتی می بایست جهت دریافت شناسه کالا، کد یکتای مالیاتی و کلید‌ها در سامانه مودیان اقدام کرد تا بتوان اطلاعات فروش را به این سامانه ارسال کرد. دستگاه کارتخوان و درگاه های بانکی اشخاص حقیقی پس از تشکیل پرونده مالیاتی به سامانه مودیان متصل می شود و فروش های آنها از این طریق به صورت خودکار به سامانه مودیان ارسال می شود. شرکت ها و اشخاص حقوقی لازم است تا با استفاده از نرم افزار های حسابداری، صورتحساب های فروش خود را به سامانه مودیان ارسال کنند.
• پرداخت مالیات ارزش افزوده برای هر فصل: مالیات ارزش افزوده می بایست هر 3 ماه یکبار برای هر فصل پرداخت شود. کسب‌و‌کارهای مشمول پرداخت مالیات بر ارزش افزوده، مکلف هستند پس از پایان هر فصل، با مراجعه به سامانه جدید ارزش افزوده به آدرس my.tax.gov.ir مراجعه کرده و اظهارنامه مالیات ارزش افزوده خود را تکمیل و پرداخت کنند.
• ارسال اظهارنامه مالیاتی عملکرد برای هر سال: مشاغل و اشخاص حقیقی تا پایان خرداد ماه و شرکت و اشخاص حقوقی تا پایان تیر ماه فرصت دارند اظهارنامه مالیاتی خود را برای سال مالی گذشته ارسال کنند. این موضوع برای تمام کسب و کارها از جمله کسب و کارهای تازه تاسیس الزامی می باشد. کسب و کار تازه تاسیس نیز برای سال اول فعالیت خود حتی اگر زیان ده بوده است یا درآمد یا هزینه ای نداشته است نیز می بایست اظهارنامه مالیات عملکرد رد کند.
• پرداخت مالیات اجاره: این نوع مالیات فقط برای مستاجرهای حقوقی تکلیف شده است. بر اساس تبصره ۹ ماده ۵۳ قانون مالیات های مستقیم، اشخاص حقوقی در صورتی که اجاره پرداخت می کنند، می بایست مالیات اجاره را از اجاره ای که پرداخت می‌کنند کسر کنند، و تا پایان ماه بعد به اداره امور مالیاتی محل وقوع ملک پرداخت و رسید آن را به موجر تسلیم نمایند. به همین دلیل است که به آن مالیات تکلیفی اجاره اشخاص حقوقی گفته می شود. یعنی در اینجا مالیات دهنده موجر است، اما پرداخت مالیات تکلیف مستاجر می باشد.
• ارسال گزارش معاملات فصلی: شرکت ها مکلف هستند هزینه های غیر از خرید نظیر: اجاره ملک، اجاره ماشین آلات، صادرات و واردات و ... را از طریق سامانه معاملات فصلی گزارش کنند.
• درخواست پلمپ دفاتر: شرکت‌ها می بایست برای هر سال مالی، دفاتر روزنامه و کل پلمب‌شده را تا پایان اسفند هر سال از اداره ثبت اسناد تهیه کرده و کلیه درآمدها و هزینه‌ها را در آن ثبت نمایند. در زمان رسیدگی مالیاتی، این دفاتر مبنای تصمیم‌گیری ممیزین مالیاتی خواهند بود.
• سامانه دفاتر تجاری: کسب و کارها برای ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی و تجاری خود به سازمان امور مالیاتی لازم است اسناد حسابداری را به صورت فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری بارگذاری کنند.
• جداسازی حساب های شخصی از تجاری: همه اشخاص لازم است به منظور جلوگیری از تجاری شدن حساب های شخصی خود و مدیریت بهینه کسب و کار، نسبت به تفکیک حساب های تجاری و شخصی اقدام کنند.

به منظور شناسایی دقیق محل فعالیت کارگاه و مدیریت فرآیندهای بیمه‌ای از قبیل ارسال لیست بیمه کارکنان و محاسبه و پرداخت حق بیمه در سازمان تامین اجتماعی لازم است نسبت به تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی بیمه اقدام کنید.

با توجه به الزام کارفرما برای بیمه کردن پرسنل، لازم است حداکثر ۱۵ روز بعد از استخدام اولین نفر، برای تشکیل پرونده بیمه تامین اجتماعی به شعبه تامین اجتماعی نردیک به محل فعالیت کسب و کار مراجعه کنید. در غیر اینصورت علاوه بر اینکه مشمول جریمه بیمه نکردن کارگر می شوید،‌ ممکن است در صورت بروز حادثه برای کارگر متحمل خسارات سنگینی شوید. پس از تشکیل پرونده بیمه می توانید لیست بیمه پرسنل را ارسال کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه تشکیل پرونده بیمه به صفحه کد کارگاهی بیمه بیدبرگ مراجعه کنید.

بعد از تشکیل پروند بیمه تامین اجتماعی کارفرما می بایست نسبت به انجام تکالیف زیر اقدام کند:

• نامنویسی بیمه پرسنل بعد از استخدام: لازم است پرسنل خود را در تامین اجتماعی نامنویسی کنید. در صورتی که پرسنل شما قبلا در جایی بیمه شده باشند، با همان شماره بیمه تامین اجتماعی قبلی می توانید آنها را نامنویسی و به لیست پرسنل کارگاه خود اضافه کنید. اما در صورتی که قبلا بیمه نشده باشند برای نامنویسی نیاز به ارائه مدارک به تامین اجتماعی می باشد که این کار به دو صورت حضوری و غیر حضوری انجام می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه به صفحه نام نویسی بیمه تامین اجتماعی بیدبرگ مراجعه کنید.
• ارسال لیست بیمه و پرداخت حق بیمه: کارفرما موظف است تا پایان هر ماه لیست بیمه ماه قبل کارکنان را ارسال کرده و حق بیمه را پرداخت نماید. برای این منظور می بایست حق بیمه سهم کارگر را از حقوق وی کسر کند و به همراه حق بیمه سهم کارفرما طی لیست بیمه ماهانه به تامین اجتماعی پرداخت کند.
• حق بیمه قرارداد های پیمانکاری: در صورتی که پیمانکار دارید طبق ماده ۳۸ قانون تامین اجتماعی می بایست در هر قرارداد با پیمانکار، ۵ درصد حق بیمه قرارداد را کسر کنید و بعد از دریافت مفاصا حساب بیمه توسط پیمانکار با وی تسویه کنید.

قانون حاکم بر روابط بین کارگر و کارفرما قانون کار می باشد. در مواقع بروز اختلاف و شکایت از کارفرما این قانون تعیین کننده می باشد. از منظر این قانون تکالیفی بر عهده کارفرما گذاشته شده است. به عنوان مثال: قانون کار چارچوب مشخصی برای نحوه محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای کارگر دارد و کارفرما نمی تواند از حداقل های تعیین شده در این قانون کمتر پرداخت کند. برای ایجاد شفافیت بین کارگر و کارفرما در زمینه قانون کار لازم است کارفرما تکالیف زیر را انجام دهد:

• انعقاد قرارداد کار با پرسنل: در بدو استخدام پرسنل، تنظیم قرارداد کار ضروری میباشد. زیرا علاوه بر ایجاد شفافیت، با مستندسازی توافق بین کارگر و کارفرما، می تواند از بروز هزینه های اضافی برای کارفرما در مواقع اختلاف جلوگیری کند. در قرارداد کار لازم است تمام موارد مربوط به نحوه محاسبه و پرداخت حقوق، شرایط کار، ساعت کاری و وظایف پرسنل مشخص شود. توجه داشته باشید که در قرارداد کار نمیتوان بر خلاف قانون کار توافقی انجام داد. برای کسب اطلاعات بیشتر و تنظیم رایگان قرارداد کار به صفحه قرارداد کار بیدبرگ مراجعه کنید.
• پرداخت حقوق و مزایا مطابق قانون کار: طبق قانون کار، کارفرما نمی تواند حقوق و مزایایی کمتر از آنچه که در بخشنامه حقوق و دستمزد شورای عالی کار تعیین می شود، پرداخت کند. هر ساله مبلغ حداقل حقوق و مزایا نظیر مزد روزانه، بن کارگری،‌ حق مسکن، حق اولاد، حق تاهل و ... توسط شورای عالی کار مشخص می شود. کارفرما مکلف است این حقوق و مزایا را به همه کارگران متناسب با میزان کارکردشان پرداخت کند. برای اطلاع از حداقل حقوق و مزایای قانون کار به صفحه حقوق اداره کار بیدبرگ مراجعه کنید.
• صدور فیش حقوقی: هدف از فیش حقوقی این است که کارکنان از جزئیات محاسبه‌ی حقوق و کسورات خود مطلع شوند. فیش حقوقی هر ماه صادر می‌شود و نشان‌ دهنده‌ جزئیات پرداختی آن ماه است که شامل جزئیات حقوق و مزایا، کسورات حقوق و دستمزد (مثل مالیات و بیمه)، مزایای دریافتی (مثل اضافه‌کاری، شب کاری و..) و حقوق خالص دریافتی برای ماه مورد نظر است.
• پرداخت عیدی، سنوات و مانده مرخصی: طبق قانون کار به همه کارگران عیدی و سنوات تعلق می گیرد. همچنین در صورتی که کارگر در طول سال از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکرده باشد می تواند تا ۹ روز از مرخصی خود را ذخیره کند. در زمان تسویه حساب نیز کارفرما موظف است تا مبلغ بازخرید مانده مرخصی استحقاقی وی را پرداخت نماید.
• تسویه حساب پایان سال و پایان قرارداد: مزایای سالیانه از قبیل عیدی و پاداش و بازخرید مانده مرخصی استحقاقی معمولا در تسویه حساب پایان سال پرداخت می شود. همچنین در پایان قرارداد کار، رابطه کاری به اتمام می رسد و لازم تا همه چیز بین کارگر و کارفرما تصفیه شود. بنابراین علاوه بر عیدی و سنوات، لازم است در پایان قرارداد تمام مطالبات کارگر در طول همکاری تسویه شود. برای کسب اطلاعات بیشتر و صدور رایگان فرم تسویه به صفحه فرم تسویه حساب بیدبرگ مراجعه کنید.

آنچه تحت عنوان معافیت مالیاتی مشاغل و شرکت های تازه تاسیس و نوپا شایع شده است، درست نیست و چنین معافیتی در سال اول فعالیت وجود ندارد. همه کسب و کارها از روز اول فعالیت مشمول مالیات می باشند و می بایست تکالیف مالیاتی خود را انجام دهند. این موضوع برای تمام کسب و کارها از جمله کسب و کارهای تازه تاسیس الزامی می باشد. کسب و کار تازه تاسیس نیز برای سال اول فعالیت خود حتی اگر زیان ده بوده است یا درآمد یا هزینه ای نداشته است نیز می بایست اظهارنامه مالیات عملکرد رد کند.